Plan de contrôle

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PLAN DE CONTRôLE POUR LA PRODUCTION ET REPORTING

L’équipe toute entière est mobilisée. C’est un bloc, le front office avec le back office.

Nous allons réduire au maximum du possible les différents aléas et établir des contrôles et un reporting par :

  • La complicité et l’expérience des équipes commerciales et techniques
  • L’implication de tous et de l’encadrement aux impératifs de qualité et de délai
  • Le cheminement de la commande de l’entrée à la sortie : toujours les mêmes étapes clés
  • L’optimisation des outils et leur utilisation – maintenance
  • Le contrôle et le reporting aux étapes clés et en fin d’opération.

Plan de contrôle des commandes :

Vos interlocuteurs se connaissent bien, ils connaissent votre fonctionnement et vos habitudes :

  • Suivi technico-commercial : Chargés d’affaires dont deux leaders, plus de 20 ans d’expérience
  • Suivi fabrication : Trafic-réception – Plus de 20 ans d’expérience
  • Suivi technique : Responsable technique – Plus de 15 ans d’expérience
  • L’équipe dédiée est composée de personnel spécialisé et professionnel.

Contrôles et reporting :

Commercial

  • Vos demandes par mail sont traduites en propositions de devis avec prestations et délai de production
  • Boîtes mail relevées par le commercial et le trafic avec points réguliers
  • Devis, commandes, factures consultables à chaque étape avec réf. du dossier et contact client.

Production

  • Après accord client, mise en production : transfert du devis en bon de travail avec mise au planning
  • Le bon de travail est le reflet du devis avec un numéro et une référence de dossier
  • Contrôle du bon de travail et de l’adéquation de la demande par le service Pré-press
  • Boîte mail relevée par deux personnes avec points plusieurs fois par jour des lus et des non lus
  • Vérification des fichiers : résolution, formats, chromie, contraste, densité, imports, textes, logos
  • Optimisation de chaque fichier et gestion avec les profils ICC de PICTO
  • BAT format PDF transmis au client pour validation avec relance le lendemain si oublis du client
  • Epreuvage certifié Fogra pour les visuels déclinés en offset
  • Après accord client sur les BAT, mise au planning du service impression
  • Les fichiers sont alors « rippés » et contrôlés avec Caldéra
  • Si problème info du Chargé d’affaires, du Trafic ou du client
  • Contrôle visuel des opérateurs sur les différentes machines en cours d’impression
  • Découpe numérique et contrôle visuel de l’opérateur
  • A chaque étape si problème qualité, échanges internes puis retour au service Pré-press
  • Passage au conditionnement et contrôle visuel, format et quantité.

Colisage – Expédition – Pose

  • Expédition ou remise au poseur : gestion de l’adressage avec coordonnées clients
  • Tracking expédition : chaque jour au BIP de chaque colis
  • Le client reçoit un mail d’information ou bien son destinataire en marque blanche.

Commercial

  • Le Chargé d’affaires vérifie les indications et met son visa si tout est OK pour la facturation.

Facturation

  • Facturation du dossier conformément au devis initial sauf accord du client si modifications.

Autre

  • Contrôle et étude statistique des motifs des Avoirs : techniques, commerciaux, logistiques
  • Si Avoirs répétitifs échanges avec les équipes pour information et correctifs.

Archivage des données

  • Archivage des échanges par mail
  • Archivage des historiques par le RIP et des fichiers de travail pour d’autres opérations
  • Echanges avec le client sur son degré de satisfaction et information des équipes.